Dedykowany system poleceń – PWA i panel administracyjny | Case study

Dedykowany system poleceń to PWA stworzona dla firmy motoryzacyjno-flotowej. Zarządza całym procesem od polecenia, przez weryfikację leada, po automatyczne rozliczenie prowizji – bez Excela i bez papierów.

 

Aplikacja działa jak pełnoprawna aplikacja mobilna – bez pobierania ze sklepów App Store ani Google Play. Wystarczy otworzyć link i przypiąć ikonę do ekranu głównego telefonu. To klasyczny przykład dedykowanego systemu poleceń dopasowanego do realnych procesów sprzedażowych.

Kontekst biznesowy

Klient prowadzi działalność w pięciu segmentach: serwis i sklep motoryzacyjny, ubezpieczenia, leasing i finansowanie, wynajem aut taxi oraz program dla dostawców flotowych. Polecenia od kierowców i partnerów gubiły się w rozmowach telefonicznych – nikt nie wiedział, ile leadów wpłynęło, kto je obsłużył i komu należy się wynagrodzenie.

Rozwiązanie obejmuje cały proces: od onboardingu partnera, przez zbieranie leadów z czterech kanałów i automatyczny routing do działu, po statusowanie przez konsultanta, naliczenie prowizji i wygenerowanie zbiorczego przelewu.

Trzy poziomy dostępu – izolacja danych przez RLS

Izolacja danych między rolami działa przez Row Level Security (RLS) w PostgreSQL. Każde zapytanie do bazy jest filtrowane na poziomie silnika bazodanowego. Dodatkowo system uprawnień precyzyjnie kontroluje dostęp do poszczególnych modułów i akcji.

Aplikacja Partnera (PWA mobilna)

Onboarding i logowanie

Administrator zakłada konto partnera w panelu webowym. System automatycznie generuje unikalny kod partnera, indywidualny link polecający oraz kod QR. Podczas onboardingu aplikacja jest instalowana razem z partnerem – ikona trafia na pierwszy ekran telefonu.

Logowanie: numer telefonu + 4-cyfrowy PIN. Żadnych maili, żadnych skomplikowanych haseł. Zero barier dla osób niezaznajomionych z technologią.

Dashboard partnera

• Karta partnera – zdjęcie profilowe, imię i nazwisko, kod partnera, data współpracy, kod QR
• Karta salda – saldo do wypłaty, podział na środki oczekujące / dostępne / wypłacone, przycisk wniosku o wypłatę
• Liczniki statusów – Wszystkie / Aktywne / Puste / Anulowane / Zamknięte sprzedażą
• Szybki dostęp – przycisk Dodaj nowy lead i Moje leady

Dodawanie leada w mniej niż 30 sekund

Partner wypełnia: imię i nazwisko, numer telefonu, e-mail (opcjonalnie), kategorię zainteresowania i notatkę. Po zapisaniu lead automatycznie trafia do właściwego działu – bez udziału administratora.

Automatyczny routing do 5 działów

Kategorie i przypisania działów są w pełni konfigurowalne przez administratora bez ingerencji w kod.

4 kanały pozyskiwania leadów + API

1. Link lub QR online – partner wysyła indywidualny link lub pokazuje QR
2. Wpisanie kodu partnera – klient samodzielnie podaje kod na formularzu
3. Ręczne dodanie przez partnera – formularz mobilny w czasie rzeczywistym (<30 s)
4. Materiały offline – ulotki, wizytówki i plakaty z indywidualnym QR

Dodatkowo dostępne jest API do dodawania leadów – umożliwia integrację z zewnętrznymi systemami i formularzami na stronie WWW. Każdy lead zapisuje źródło pozyskania.

Ochrona klientów i obsługa duplikatów

Każdy klient jest przypisany do partnera osobno dla każdej kategorii usługi przez 30 dni. Po tym okresie bez sprzedaży przypisanie wygasa. Ten sam klient w innej kategorii może być polecony przez innego partnera bez konfliktu. System automatycznie oznacza duplikaty.

Model wynagradzania (w pełni konfigurowalny)

Przy zmianie statusu na „Sprzedaż / umowa” konsultant wpisuje kwotę i tytuł prowizji. Po zatwierdzeniu prowizja automatycznie dolicza się do salda partnera (wraz z ewentualną premią systemową).

Nowoczesny panel administracyjny – moduł Leady

Panel został zaprojektowany jako nowoczesny interfejs SaaS/CRM z maksymalnym wykorzystaniem przestrzeni ekranu (layout wide/full-screen). Działa komfortowo na laptopach 15,6” i utrzymuje wysoką czytelność przy dużej liczbie rekordów.

• Ciemnoniebieski sticky sidebar – zawsze widoczny, nie przewija się
• Jasne, minimalistyczne tło części roboczej
• Profil użytkownika (avatar + imię + rola) stale widoczny w prawym górnym rogu
• Tabela leadów wykorzystuje całą dostępną szerokość ekranu

Kolumny tabeli leadów: ID/Numer partnera • Polecający • Kategoria • Klient • Telefon • E-mail • Opis krótki (max 35 znaków) • Konsultant • Status • Kwota • Data dodania • Akcje

Statusy są kompaktowe (white-space: nowrap) i mieszczą się w jednej linii: Nowy, W trakcie, Sprzedaż / umowa, Brak kontaktu, Brak sprzedaży, Anulowany / Przedawniony.

Kartoteka leada

Po kliknięciu otwiera się pełna kartoteka zawierająca: dane klienta i partnera, historię statusów, historię kontaktu, notatkę partnera, notatki konsultanta (z autorem, datą i godziną), przypisanego konsultanta oraz informacje o prowizji.

Reguła 90 dni

Jeżeli przez 90 dni nie dojdzie do sprzedaży i nie nastąpi zmiana statusu, system automatycznie (przez cron) zmienia status na „Anulowany / Przedawniony” i usuwa lead z aktywnej kolejki konsultanta.

Moduł Polecający

Dedykowany moduł do zarządzania partnerami polecającymi. Umożliwia szybkie budowanie sieci, identyfikację źródeł klientów i późniejsze rozliczenia podatkowe.

• Lista partnerów z sortowaniem po dacie, aktywności, liczbie leadów, wartości sprzedaży i saldzie
• Formularz dodawania z automatycznym wysłaniem danych logowania i linku do aplikacji
• Typy partnerów: Mechanik, Kierowca Taxi, Doradca klienta, Przyjaciel firmy, Praktykant, Obiekt (miejsce fizyczne z materiałami reklamowymi)
• Dodatkowe dane: adresy, PESEL, numer dowodu, data urodzenia (pod przyszłe PIT-y)
• Zdjęcie profilowe z prostym kadrowaniem
• Indywidualny kod QR + link polecający
• Przycisk „Pobierz arkusz QR” – generuje PDF A4 z 50–70 małymi kodami gotowymi do wydruku na papierze samoprzylepnym

Moduł rozliczeń i automatyczne przelewy

• Podgląd salda z rozbiciem na środki oczekujące / dostępne / wypłacone
• Wniosek o wypłatę bezpośrednio z aplikacji mobilnej
• Generowanie zbiorczych przelewów w formacie Elixir/CSV zgodnym z polską bankowością
• Pełna historia wypłat

Powiadomienia push, cron i bezpieczeństwo

• Partner – zmiana statusu, naliczenie wynagrodzenia, realizacja wypłaty
• Konsultant – nowy lead, przypomnienie o leadach bez kontaktu >48 h
• Administrator – dzienny raport, wnioski o wypłatę, wykryte duplikaty

W tle działają akcje planowane (cron) – automatyczne przypomnienia, generowanie raportów, czyszczenie wygasłych przypisań i reguła 90 dni. System regularnie tworzy backupy bazy danych i plików konfiguracyjnych.

Stack technologiczny

Wyniki i kluczowe wskaźniki

„Kierowcy zaczęli aktywnie polecać klientów już w pierwszym tygodniu – bo widzą swoje zarobki na bieżąco w panelu. Wcześniej polecenia ginęły w rozmowach telefonicznych i nikt tego nie liczył. Teraz mamy pełną historię każdego leadu i wiemy dokładnie, ile kosztuje każde pozyskanie klienta.”

Właściciel firmy flotowej (dane klienta poufne)

Zainteresowany podobnym rozwiązaniem dla swojej firmy? Przeczytaj o dedykowanych systemach IT lub skontaktuj się po bezpłatną konsultację.

Dedykowany system poleceń vs gotowe CRM

Gotowy CRM nie obsłuży specyficznych reguł prowizyjnych, reguły 90 dni, wielopoziomowej weryfikacji leadów ani generowania arkuszy QR. Dlatego powstał dedykowany system poleceń – projekt na miarę, który mapuje dokładnie procesy klienta: od discovery workshopu, przez projektowanie UX, po wdrożenie na produkcji z systemem uprawnień, API, cronem i automatycznymi backupami.

Skalowalność i wyniki

Po pierwszym roku działania aplikacja obsłużyła ponad 12 000 poleceń i skróciła czas weryfikacji leada z 3 dni do 4 godzin. Klient planuje rozszerzenie o moduł gamifikacji – możliwe dzięki modularnej architekturze opartej na mikroserwisach.